Kis cégnek rendezvényt szerveznél? Segítünk alábbi kisokosunkkal!

menu

Rendezvényszervezés kis cégeknek – Erre figyelj!


Mindenki szórakoztató, emlékezetes eseményre vágyik, legyen szó a szervezőről vagy a meghívottakról – ha pedig a rendezvény középpontjában egy vállalat áll, akkor bizonyára konkrét célja is van, amit minden érintett szeretne elérni. Mielőtt tehát belekezdenél a tervezésbe, vedd figyelembe, hogy egyáltalán miért kerül megrendezésre az esemény, hiszen minden döntésedet az adott cél elérése érdekében kell majd meghoznod a tervezés során.

Rendezvény kisokos, kiscégeknek

Hogy megkönnyítsük a dolgodat, íme néhány egyszerű, de hasznos jó tanács egy kisebb céges rendezvény megszervezéséhez!

 

Legyen egy mindenre kitérő terved

Egy rendezvény – akár kicsi, akár nagy – megszervezéséhez erőforrások megszerzése, szétosztása, és szerepkörök kijelölése szükséges (még ha egyszemélyes hadseregként is hárul rád a feladat). Egy terv segíthet abban, hogy a költségvetés ne csússzon ki a megszabott keretek közül, vagy mielőtt kifutnál az időből.

 

Ha tudod, hogy mi a rendezvény célja, akkor ebből már kikövetkeztethető, hogy kiket szeretnél meghívni, és hogy milyen helyszínt válassz hozzá. Egy ünnepi esemény például történhet egy étteremben, vagy akár az irodában is, persze csak ha a körülmények ezt megengedik. Azonban ha a rendezvény célja egy eligazítás, évértékelés, vagy bármilyen más információátadás, akkor valószínűleg szükség lesz technikai felszereltségre is (hangosítás, projektor, stb.). Az Oxigén Hotel**** Superior tökéletes választás kis és nagy létszámú rendezvényekre egyaránt, nem csupán egybenyitható, valamint igény esetén szeparálható, hangszigetelt termekkel, de kiemelkedő technikai felszereltséggel várjuk a hozzánk érkezőket. Kérd ajánlatunkat az alábbi gombra kattintva!



Tökéletes üzleti rendezvényhelyszín - Az Oxigén Hotel**** Superior

 

Ha az esemény célja a kapcsolatépítés, akkor szinte bárhol megrendezésre kerülhet, ahol az emberek kényelmes körülmények között ismerkedhetnek meg egymással. Érdemes persze az olyan „apróságokat” is figyelembe venni, hogy egy olyan helyen nehéz társalogni, ahol az ember a saját gondolatait sem hallja a zenétől.

 

Minél előbb kezdd el összeírni a meghívottak listáját, és hogy milyen szolgáltatásokat (pl. étkeztetés, élő zene) szeretnél rendelni az eseményre. Természetesen ezek is mind a végső céltól függnek majd.




Ösztönözd a részvételt

Akár tiszta képed van arról, hogy milyen rendezvényt szeretnél, akár nem, minél előbb kezdd el beharangozni úgy, hogy minél többek érdeklődését felkeltsd vele, amilyen hamar csak tudod. Minél hívogatóbban hirdeted a rendezvényt, annál többen jeleznek majd vissza igennel a meghívókra.

 

A közösségi média tökéletes erre – a Facebook vagy éppen a Twitter rengeteg lehetőséget kínál, persze nem szabad megfeledkezni a cég saját webhelyéről és blogjáról sem, illetve minden egyéb marketingcsatornáról, amelyet felhasználtok.

 

Minél nagyobb érdeklődést keltesz az esemény iránt, annál többen beszélnek majd róla. A rendezvény „adagolásával” (először a dátum bejelentése, majd idővel egyre több és több információ nyilvánosságra hozatala) segít megtartani ezt az érdeklődést az emberekben, akik alig várják majd, hogy új dolgokat is megtudhassanak a közelgő rendezvényről. Az ilyen jellegű internetes marketing (közösségi média és e-mailek) sokkal gazdaságosabb és megbízhatóbb, mint a hagyományos levelezés, ráadásul a papír megtakarításával a környezetnél is szerezhetsz egy jó pontot. Online környezetben továbbá a visszajelzési rendszer is sokkal egyszerűbben működtethető és ellenőrizhető.

 

A rendezvény a cégről szól

Akár rendelkezik céged saját márkával vagy stílussal, akár nem, a rendezvény ezeket szintén meg kell, hogy mutassa. Gondolj csak bele – a túldesignolt, látványos meghívók, szórólapok, és online marketinganyagok jól nézhetnek ki ugyan, de nem feltétlenül mondanak sokat arról egy idegennek, hogy mégis mi az, amiben céged kitűnik a többiek közül (kivéve persze ha egy designcégről van szó). Az egyszerű de emlékezetes designelemek sokkal könnyebben képesek megmaradni az emberek fejében, biztosítva ezzel, hogy céged neve se vesszen el a többi információ között.

 

Nem árt továbbá olyan helyszínt is választani, ami közvetlen kapcsolatban áll céged profiljával. Persze ez nem minden esetben lehetséges, de amennyiben lehetőség adódik rá, érdemes ezt is ennek megfelelően kiválasztani.

 

Sose feledkezz meg a költségvetésről

A legtöbb esetben egy ilyen rendezvény sokkal több pénzt visz majd el, mint amennyit behoz. Fontos tehát úgy állni a költségvetéshez, hogy mennyit éri meg költeni valamire, amiből nem származik majd számottevő profit – persze itt is lehetnek kivételes esetek. Jelölj ki egy fix összeget, és próbálj szigorúan ragaszkodni hozzá.

 

Nem árt néha más hasonlóan kicsi, vagy akár nagyobb cégekkel társulni egy-egy ilyen rendezvény erejéig. A barter rendkívül hasznos lehet, ha sikerül olyan megegyezésre jutnotok, amivel mindkét fél jól jár rövid- és akár hosszútávon is. Ha például egy vendéglátással foglalkozó cég elvállalja az étkeztetést, cserébe felajánlhatod nekik, hogy rendbe teszitek webhelyüket, átdesignoljátok a marketing anyagukat, és így tovább.

 

Légy a rendezvény középpontja

Bármilyen profi is vagy benne, a rendezvényszervezés egy különösen stresszes feladat, ami hosszútávon nagyon kimerítheti az embert. Megannyi készülődés és szervezkedés után pedig sokkal nehezebb átváltani „bulis” üzemmódba. Azonban ha sikerül az esemény idejére levetned magadról a szervező szerepét, akkor kiváló lehetőséged nyílik megmutatni, hogy mennyire fontos is számodra az, amit céged kínál és/vagy csinál.


Beszélgess Páfránnyal!
X