Igazán tökéletes rendezvényre vágysz? Íme a sikeres rendezvény titkai!

+36 36 KATTINTSON
+36 30 KATTINTSON
KATTINTSON
menu

Egy sikeres rendezvény megszervezésének 10 lépése


Sokan nem is gondolnák, hogy egy rendezvény megszervezése során milyen sok szempontot is kell figyelembe venni. Tény, hogy minden ilyen alkalom egyedi, és két hasonló jellegű rendezvény is sokban különbözhet egymástól, azonban vannak olyan bizonyos lépések, amelyeket minden esetben érdemes végigfutni a tervezési fázis során.

Hogyan szerevezz sikeres rendezvényt


4. Foglalkozz a márkaépítéssel

Ha azt szeretnéd, hogy rendezvényed felkeltse az emberek figyelmét, és emlékezetes legyen, akkor saját „személyiséget” kell adnod neki. Akárcsak egy-egy terméknél, vagy márkánál, a rendezvények szervezésekor is fontos a márkaépítés. Ehhez egy mindent átfogó témára lesz szükséged, amin belül a rendezvény megszervezésre kerül.

 

Minden a névvel kezdődik! A név ötletelése során gondolj arra, hogy hogyan különítheted el vele a rendezvényt szektorod többi hasonló ilyen eseményétől. A rendezvény célja is fontos szerepet játszik a név megalkotása során.

 

Egy jelmondatot sem árt kitalálni a rendezvényhez, ami közvetlenül a névre épül, és annak afféle kibővített változataként funkcionál majd a marketing során. Ez legyen rövid, de emlékezetes, és beszédes.

 

Készíts logót rendezvényedhez, amit aztán különböző promóciós termékek és anyagok megjelölésére is használhatsz.

 

5. Készíts egy összesített tervezetet

A fő tervnek ki kell térnie a rendezvény összes részére. Ezek például:

  • A helyszín, az odajutás, az étkeztetés (engedélyek, időpontok, rendelések, stb.)
  • Beszédtartók, előadók
  • Programok és szórakoztatás
  • Promóciók, reklámozás (online és offline csatornák)
  • A regisztráció menete és számon tartása (online és offline)
  • Szponzorok és partnerek kezelése
  • Az önkéntes segítők kezelése

 

6. Szedd össze az adminisztratív folyamatokat


Hogyan fogod majd számon tartani a regisztráló személyeket, a költségvetést, stb.? Külön személyt bízol meg ezzel, vagy egy egész bizottság feladata lesz ezekkel foglalkozni?

 

7. Egyeztess a partnerekkel és a szponzorokkal

Ha vannak olyan szervezetek, vagy cégek, akikkel együttműködve lényegesen csökkentheted a rendezvény bizonyos költségeit, akkor talán megéri felkeresni őket ez ügyben. Ha pedig partnerek is részt vesznek az eseményen, akkor az ő érdekük is lesz, hogy annak híre többekhez is eljusson, és hogy sikeres legyen.

 

8. Tervezd meg a marketinget


Bármilyen érdekes programokat és előadókat is hívsz meg rendezvényedre, ezek csalogató ereje mit sem ér majd, ha az emberek nem tudnak az egészről. A promóciós folyamat általában a webhelyen, egy közösségi médiás bejegyzéssel, egy email-hírlevéllel és egyéb online csatornákon keresztül indul be, majd onnan növi ki magát offline környezetbe (szórólapok, újságban megjelenített hirdetések,
stb.)

 

Már most tervezd meg a rendezvényt követő köszönetnyilvánításokat is a szponzoroknak, és a résztvevőknek, és ne feledkezz meg az összefoglaló cikkekről sem, amik a rendezvény legfontosabb pillanatait és sikereit mutatják be.

 

9. Állítsd össze a költségvetést

Amennyiben a költségvetésed fix, a fenti szempontokat mind ahhoz kell igazítanod. Ha azonban szabadabb kezet kapsz, bizonyos esetekben jobb, ha a költségvetést igazítod a tervezethez. Ne feledkezz meg az előadók és beszédtartók utaztatásáról, szállásáról, és egyéb „apróságokról” sem.

 

10. Állítsd fel az értékelési szempontokat

Az első pontban felállítottál egy célt – a feladatod ebben a pontban az, hogy megtervezd, miként fogod majd nyomon követni, illetve eldönteni, hogy sikerült-e elérni ezt a célt rendezvényeddel. Talán a résztvevők száma számít, vagy egy projektre összegyűlő összeg, amiket a résztvevők adományoztak a rendezvény során (esetleg az után?).

 

A cél és annak értékelése kéz a kézben járnak egymással. Ha tudod, hogy mennyire volt sikeres rendezvényed, akkor a következő alkalommal tudni fogod, hogy mit érdemes ugyan úgy csinálni, és mik azok a részek, ahol elférne némi finomítás a stratégiában.


Beszélgess Páfránnyal!
X